СЕКРЕТАРЬ

Опыт работы: от 1-го года
Рабочее время: Работа на территории работодателя, 5-дневная рабочая неделя, С 9:00 до 17:00, суббота и воскресенье выходные дни, полное трудоустройство, социальный пакет, ежегодный оплачиваемый отпуск.

Требование к специалисту: Аккуратность, трудолюбивость, коммуникабельность, знание и умение работать с пакетом офисных программ, 1С бухгалтерией.

Оплата труда: От 12 000,00 - 15 000,00 рублей

Должностная инструкция секретаря-референта

1. Общие положения

1.1. Главной задачей секретаря-референта является организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности компании.

1.2. Цель - обеспечение условий для бесперебойной и эффективной работы сотрудников, благоприятной обстановки и комфорта в офисе, поддержание благоприятного психологического климата, поддержание имиджа Компании.

1.3. Секретарь-референт непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.4. Секретарь-референт назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора.

1.5. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: действующими законодательными актами РФ, Уставом предприятия, Правилами внутреннего распорядка, Положениями о функциональных службах (структурных подразделениях) компании, приказами (указаниями) Генерального директора, нормативно-методическими документами по организации и ведению делопроизводства.

1.6. На время отсутствия секретаря-референта на рабочем месте входящие звонки переадресовываются на другого сотрудника компании.

1.7. Во время длительного отсутствия секретаря-референта его обязанности выполняет сотрудник, назначенный Генеральным директором, который наделяется соответствующими правами, обязанностями и ответственностью за надлежащее выполнение функциональных обязанностей.

Требования к внешнему виду

Деловой стиль в одежде
Ухоженные волосы, наличие прически
Обязателен макияж (недопустимо: яркий и вызывающий макияж, отсутствие макияжа)
Ухоженные руки, наличие нейтральных тонов лака на ногтях

2. Функциональные обязанности

На секретаря-референта возлагаются следующие обязанности:

2.1. При поступлении входящего телефонного звонка секретарь-референт подняв трубку телефона должен произнести следующую фразу: «Добрый (-ое) утро, день, вечер (в зависимости от времени суток) Компания «________________» (Имя секретаря) слушаю Вас»;

2.2. В завершение разговора по входящему или исходящему звонку, а так же в тех случаях когда клиент покидает помещение должна звучать фраза «Всего доброго, До свидания»

2.3. Осуществляет своевременный и бесперебойный документооборот в строгом соответствии с установленными требованиями к формам и срокам предоставления документов и отчетности (на почтовую рассылку не более двух рабочих дней).

2.4. Осуществляет регистрацию входящей и исходящей документации, обеспечивает сохранность всей входящей документации. Систематизирует и классифицирует документы и информацию, доводит их до непосредственных исполнителей, составляет номенклатуру дел.

2.5. Ведет регистрацию и учет входящих звонков, поступающей информации (от кого, кому, вес, количество мест) о прибытии грузов от грузоперевозчиков (Автотрейдинг, почта, багаж, контейнерная)

2.6. Своевременно и незамедлительно информировать экспедитора о поступлении груза на склад грузоперевозчика (Автотрейдинг, почта, багаж, контейнерная) и в последствии осуществление контроля за получением и доставкой груза, с внесением соответствующей записи (дата получения) в журнал регистрации грузов.

2.7. Своевременно, полностью и безошибочно доводит до сведения менеджеров всю информацию, поступающую от их клиентов (ФИО звонившего, по какому вопросу) в случае отсутствия менеджера на рабочем месте, либо последний ведет разговор по телефону, самостоятельно принять заявку.

2.8. Выполняет поручения директора, менеджеров, заведующего складом и бухгалтера по приему, оформлению и передаче необходимых им документов и информации;

2.9. Производит регистрацию и учет всех договоров с клиентами. Своевременно доводит до менеджеров информацию о недостающих документах в комплекте документов клиента.

2.10. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе.

2.11. Контролирует и своевременно пополняет необходимые офису и складу запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.

2.12. Ведение текущего учета поступления, распределения, списания канцелярских и иных товаров, приобретаемых для нужд офиса.

2.13. Анализ и рациональная организация потребления канцелярских товаров и других предметов, материалов, необходимых для обеспечения офиса, меры по экономному использованию средств компании.

2.14. Маркетинг в отношении всех приобретаемых для нужд офиса товаров и услуг.

2.15. Составление и защита ежемесячного бюджета по закупкам.

2.16. Планирование закупок и проведения ремонтных работ.

2.17. Организация архивов.

2.18. Контролирует и систематизирует сертификаты и регистрационные удостоверения на поступающий товар и обеспечивает (своевременно) сопровождение отгружаемого товара копиями сертификатов и регистрационных удостоверений.

2.19. Выполняет копировально-множительные работы.

2.20. Выписывает доверенности и командировочные удостоверения

2.21 Ежедневно, до начала работы, вносит в компьютерную базу данных курс доллара по котировке ЦБ РФ.

2.22. Проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение и уничтожение.

2.23. Выполняет отдельные поручения директора, связанные с деятельностью компании.

2.24. При выявлении каких-либо обстоятельств, могущих ухудшить деятельность компании, немедленно сообщает об этом директору.

2.25. Соблюдает нормы деловой этики, придерживается корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.

3. Права

Секретарь-референт имеет право:

3.1. Вносить на рассмотрение непосредственному руководителю компетентные и обоснованные предложения по улучшению условий труда, иные рациональные предложения.

3.2. Требовать обеспечения нормальными условиями труда (помещением, рабочим местом, средствами труда).

3.3. Пользования утвержденными Генеральным директором Инструкциями, приказами, распоряжениями, Правилами и др. документами, регламентирующими работу офис-менеджера.

3.4. Информировать непосредственное руководство о выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в работе.

3.5. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей структурных подразделений и др. сотрудников информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Получать от руководства или должностных лиц Общества информацию, материально-технические и иные средства, необходимые для осуществления своих функциональных обязанностей.

3.7. Требовать от Руководителей подразделений информации по оформлению подписки на печатные издания

3.8. Требовать от любого сотрудника офиса заявку на направление курьера не позднее, чем за 24 часа до срока исполнения задания.

4. Ответственность

Офис-менеджер несет ответственность:

4.1. За некачественное и несвоевременное выполнение задач и обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.

4.2. За не использование и / или неправомерное использование предоставленных настоящей Инструкцией прав.

4.3. За не соблюдение законодательства РФ, Инструкций, приказов, распоряжений, Правил и др. документов, регулирующих работу секретаря.

4.4. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.

4.5. За порчу или небрежное отношение к хранению и использованию, хищение имущества фирмы.

4.6. За грубое, нетактичное отношение (поведение) при общении с персоналом и посетителями фирмы.

4.7. За сохранность документации и несоблюдение интересов фирмы, выдачу конфиденциальной информации, документации (коммерческой тайны) о фирме и ее клиентах третьим лицам.

4.8. За предоставление непосредственному руководству ложной или искаженной отчетной и др. документации (информации).

Данная инструкция может быть изменена или дополнена приказом дополнена приказом Генерального директора.

Нарушение данной инструкции или дополнений к ней влечет за собой административное взыскание в соответствии с ТК РФ, вплоть до увольнения

МЕНЕДЖЕР ОПТОВЫХ ПРОДАЖ

Опыт работы: В оптовой торговле от 1-го года
Рабочее время: Работа на территории работодателя, 5-дневная рабочая неделя, С 9:00 до 17:00, суббота и воскресенье выходные дни, полное трудоустройство, социальный пакет, ежегодный оплачиваемый отпуск.

Требование к специалисту: Аккуратность, трудолюбивость, коммуникабельность, знание и умение работать с пакетом офисных программ, 1С бухгалтерией, наличие прав категории "В" и личного автомобиля.

Оплата труда: От 18 000,00 рублей

Должностная инструкция менеджера по оптовым продажам

1. Менеджер по продажам относится к категории специалистов.
2. На должность менеджера по продажам назначается лицо, имеющее высшее (среднее) профессиональное и стаж работы на аналогичных должностях не менее одного года.
3. Менеджер по продажам принимается и освобождается от должности приказом Генерального директора по представлению коммерческого директора и начальника отдела оптовых продаж.
4. Менеджер по продажам подчиняется непосредственно начальнику отдела оптовых продаж.
5. В своей деятельности менеджер по продажам руководствуется:
• нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
• методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
• уставом Фирмы;
• правилами трудового распорядка;
• приказами и распоряжениями коммерческого директора и начальника отдела оптовых продаж;
• настоящей должностной инструкцией.
6. Менеджер по продажам должен знать.
6.1. Федеральные законы и нормативные правовые документы, регламентирующие осуществление предпринимательской и коммерческой деятельности, в том числе законодательство и правовую базу субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, пр.
6.2. Региональный рынок, его конъюнктуру, особенности и специфику.
6.3. Основы ценообразования и маркетинга.
6.4. Основы рекламы, формы и методы ведения рекламных кампаний.
6.5. Ассортимент, классификацию, характеристику и назначение реализуемой Фирмой продукции.
6.6. Условия хранения и транспортировки реализуемой Фирмой продукции.
6.7. Принципы организации торговли в регионе.
6.8. Психологию и принципы продаж.
6.9. Порядок разработки бизнес-планов и коммерческих условий соглашений, договоров.
6.10. Перспективы развития и потребности региональных потребителей.
6.11. Основы гражданского, торгового и патентного законодательства.
6.12. Основы организации работы по формированию спроса и стимулирования сбыта продукции в регионе.
6.13. Действующие формы учета и отчетности.
6.14. Этику делового общения.
6.15. Правила установления деловых контактов и ведения переговоров.
6.16. Структуру коммерческой службы и отдела оптовых продаж.
6.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.
6.18. Правила внутреннего трудового распорядка.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
1. Организация и ведение продаж продукции Фирмы:
• поиск потенциальных клиентов;
• ведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах Фирмы;
• согласование условий работы с клиентами, оформление и заключение договоров;
• прием и обработка заказов клиентов, согласно технологии работы отдела;
• отслеживание сроков и сумм оплат клиентов;
• систематическое посещение клиентов и установление наиболее благоприятствующих взаимовыгодному сотрудничеству отношений;
• поддержание ассортиментной линейки у клиентов и обеспечение соответствующего позиционирования товара;
• мотивация клиентов на работу с Фирмой, в соответствии с утвержденными программами по стимулированию сбыта;
• выезд в командировки в интересах Фирмы;
2. Планирование и аналитическая работа:
• осуществление сбора информации о региональном рынке;
• анализ информации о региональном рынке и разработка на основе результатов анализа стратегии по продвижению и продаже продукции на данном рынке;
• разработка оперативных и перспективных планов сбыта продукции в регионе;
• ассортиментное и финансовое планирование в соответствии с установленным регламентом;
• анализ статистических данных продаж и отгрузок клиентов Фирмы;
• сбор и анализ информации о позиционировании конкурентов у клиентов, об изменении рыночной ситуации на региональном рынке;
• предоставление отчетов по итогам в работы в соответствии с регламентом работы отдела и Фирмы.
3. Обеспечение продаж:
• участие в разработке и реализации проектов связанных с деятельностью отдела оптовых продаж;
• взаимодействие с подразделениями Фирмы с целью выполнения возложенных задач;
• участие в рабочих совещаниях;
• ведение рабочей и отчетной документации.
• поддержание в актуальном состоянии данных о клиенте в информационной системе .
4. Контрольная функция:
• контроль выполнения договорных обязательств и условий работы с клиентами;
• контроль динамики оплат и отгрузок.

4. ПРАВА
Менеджер по продажам имеет право:
1. Ставить вопрос о повышение размера оплаты труда, оплате сверхурочных работ в соответствии с положениями, документами и распоряжениями, регламентирующими систему оплаты труда сотрудников Фирмы.
2. Докладывать вышестоящему руководству о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.
3. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и сотрудников отчеты и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Требовать от руководителя отдела оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
6. Распоряжаться вверенными ему финансовыми и товарно-материальными ресурсами.
7. Требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Менеджер по продажам несет ответственность
1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
2. За совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
3. За причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации Фирмы– в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

6. СИСТЕМА ОТЧЕТОВ
Менеджер по продажам:
1. предоставляет отчеты должностным лицам Фирмы.
2. осуществляет следующие операции с документами:
• подписывает:
• визирует:
3. получает отчеты от должностных лиц Фирмы

Вакансии

СЕКРЕТАРЬ

Должностная инструкция менеджера по оптовым продажам